Fornecedores


REQUISITOS DE CONTROLO E DE MONITORIZAÇÃO DO DESEMPENHO DE UM FORNECEDOR EXTERNO


1. INTRODUÇÃO

O presente documento define o processo geral de compra a cumprir pelos fornecedores externos da CiviTest – Pesquisa de Novos Materiais para a Engenharia Civil, Lda. (adiante CiviTest) e tem como principais objetivos: otimizar as relações com os fornecedores externos à CiviTest; clarificar requisitos; melhorar a comunicação entre as partes. Pretende-se, também, que este documento seja entendido como uma formalização da relação de parceria existente ou a existir.

Para ser considerado um fornecedor qualificado é fundamental a aceitação e manutenção dos requisitos descritos no presente documento (servindo de base às encomendas). O Fornecedor é avaliado pela CiviTest fornecimento a fornecimento, sendo anualmente avaliado na sua globalidade de serviço (e incluído, ou não, na Lista de Fornecedores Qualificados da CiviTest para o ano seguinte). A avaliação por cada fornecimento é efetuada segundo os seguintes critérios: “Atendimento” (Celeridade e Competência) [Mau, 0 pontos; Normal, 1 ponto; Bom, 2 pontos], “Preço” (e Condições de Pagamento) [Caro, 0 pontos; Normal, 1 ponto; Barato, 2 pontos] e (Cumprimento de) “Requisitos” (de igual ponderação) [Não conforme, 0 pontos condicionando, também, a votação global a 0 pontos; Com falhas ligeiras, 1 ponto; Conforme, 2 pontos]. O valor médio obtido é convertido em percentagem (100% equivale a uma classificação média de 2,0) – na avaliação por fornecimento – e/ou em “estrelas” (>10%, uma estrela; >30%, duas estrelas; >50%, três estrelas; >70%, quatro estrelas; >90%, cinco estrelas) – na avaliação média do fornecedor (conforme média histórica de fornecimentos). No final de cada ano, a CiviTest emite uma Lista de Fornecedores Qualificados conforme os seguintes critérios: quatro ou cinco estrelas (A – Fornecedor de Alta Qualidade); três estrelas (B – Fornecedor Qualidade Estável); uma ou duas estrelas (C – Fornecedor Qualidade Instável). A CiviTest reserva-se o direito de deixar de efetuar encomendas a Fornecedores de Qualidade Instável e/ou a fornecedores que não cumpram os requisitos descritos.


2. CONDIÇÕES GERAIS

Todas as ordens de compra efetuadas pela CiviTest, são reguladas pelas presentes Condições Gerais de Compra. As Condições Gerais de Compra da CiviTest prevalecem sobre quaisquer outros termos e condições do fornecedor. Qualquer alteração, variação, condicionante e/ou adenda às presentes Condições Gerais só serão consideradas como válidas e eficazes se constarem na Ordem de Compra/Adjudicação, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato e tenham sido alvo de acordo expresso e por escrito pela CiviTest.

O Fornecedor ao apresentar cotação, proposta de fornecimento ou de prestação de serviços, declara, tacitamente, conhecer e aceitar as condições técnicas de engenharia, qualidade e quantidade para fornecer os bens ou serviços propostos e reunir os requisitos exigidos para ser fornecedor da CiviTest, nos termos dos presentes “Requisitos de Controlo e de Monitorização do Desempenho de um Fornecedor Externo” que prevalecem sobre quaisquer condições gerais de venda do fornecedor, salvo se as partes acordarem por escrito condições particulares diferentes.

O fornecedor que apresente proposta de fornecimento, cotação ou prestação de serviços, vincula-se à mesma pelo prazo por si definido ou, em caso de omissão, até que a mesma seja apreciada e decidida por escrito pela CiviTest ou emitida a respetiva ordem de compra/ adjudicação.

A CiviTest vincula-se à ordem de compra/adjudicação escrita e emitida pelo seu serviço de compras, não sendo reconhecido nem válida qualquer ordem de compra efetuada verbalmente, telefone ou qualquer outro meio, que não tenham sido validadas por escrito.

Toda e qualquer alteração à requisição/contrato que tenha sido emitida pela CiviTest só vincula a mesma quando confirmada por escrito.

A CiviTest não paga qualquer valor para a preparação, elaboração e apresentação de orçamento por parte do fornecedor.

O pedido de cotação e/ou apresentação de serviços por parte da CiviTest não implica qualquer obrigação de aquisição por parte da mesma.

Ao aceitar a requisição/contrato, automaticamente o fornecedor: reconhece que tem em sua posse e que tem pleno conhecimento de toda a informação técnica de engenharia, qualidade e quantidade, necessária à execução da requisição/contrato; reúne as condições para ser fornecedor da CiviTest e prestará as garantias exigidas pela CiviTest na requisição/contrato ou nas condições que venham a ser definidas no contrato; reconhece que tem capacidade para levar a cabo a requisição/contrato; renuncia ao direito de aplicar as suas próprias Condições Gerais de Venda.

Quaisquer eventuais incompatibilidades, dúvidas, erros ou omissões da requisição/contrato deverão ser colocados por escrito à CiviTest no prazo de 5 dias a contar da data de comunicação da Ordem de requisição/contrato. Os prazos estabelecidos e comunicados não são afetados por essas incompatibilidades, dúvidas, erros ou omissões, pelo que, não serão alterados.

O Fornecedor obriga-se a informar a CiviTest sempre que detete um desvio às funcionalidades e características previstas no objeto da requisição/contrato, devendo, para o efeito, propor alternativas que o satisfaçam, reservando-se à CiviTest o direito de as rejeitar.

Qualquer alteração ao processo produtivo, à origem e qualidade dos materiais ou equipamentos definidos no pedido de cotação e/ou prestação de serviços, ou que tenham sido definidos em fase de negociação, requisição/contrato, condições particulares ou outras, assim como os prazos de execução, só serão válidas mediante aprovação escrita pela CiviTest.

Caso o Fornecedor não observe o estipulado no parágrafo anterior, reserva-se à CiviTest o direito de rejeitar os bens ou serviços objeto da requisição/contrato, ficando o fornecedor sujeito à aplicação das penalidades previstas nos termos dos presentes “Requisitos de Controlo e de Monitorização do Desempenho de um Fornecedor Externo”.

Para todos os documentos constantes na requisição/contrato apresentados em idioma diferente do Português, presumir-se-á que o Fornecedor está capacitado para a sua interpretação, salvo indicação por escrito em sentido contrário antes da Aceitação.


3. TERMOS E CONDIÇÕES GERAIS DE FORNECIMENTO

Os pagamentos são negociados com o colaborador da CiviTest que solicitar o serviço.

Qualquer documento que acompanhe o material/serviço tem obrigatoriamente de referir o n.º da Requisição e/ou Encomenda (se aplicável) e respetivos preços.

A fatura tem de, obrigatoriamente, referir o n.º de Encomenda e o Colaborador da CiviTest que solicitou a Consulta. Caso contrário, o documento/mercadoria poderá ser devolvida ao Fornecedor.


4. REQUISITOS DA QUALIDADE E TÉCNICOS

Os materiais e/ou equipamentos fornecidos, bem como as suas partes componentes integrantes, deverão ser novas e isentas de quaisquer defeitos.

O Fornecedor é responsável pela qualidade parcial e global dos materiais e equipamentos fornecidos.

Todos os bens e mercadorias estão sujeitos à inspeção e aprovação da CiviTest e serão devolvidos no caso de não corresponderem, em todo ou em parte, às especificações da Ordem de Compra, devendo o Fornecedor encarregar-se, inteiramente à sua custa, de os substituir, ficando também a seu cargo todas as despesas inerentes à sua devolução, reparação e substituição.

A fim de poder realizar, no âmbito do fornecimento, auditorias, vistorias ou a verificação de materiais e processos de fabrico de acordo com as especificações da Ordem de Compra, o Fornecedor dará aos representantes da CiviTest livre acesso às suas instalações, sempre que esta achar conveniente, podendo a CiviTest fazer-se acompanhar pelo Cliente. A CiviTest terá o direito de recusar quaisquer materiais ou processos de fabrico que não estejam de acordo com as cláusulas estabelecidas. Esta fiscalização, ou a sua falta, não diminuem em nada a responsabilidade do Fornecedor quanto à Receção Provisória e Definitiva do material.

Caso se verifique quaisquer Não Conformidade no âmbito da Ordem de Compra, todos os custos de deslocação, inspeção, desmontagem, identificação de ocorrência, montagem, ensaios e fiscalização incorridos no âmbito desta Ordem de Compra serão suportados pelo Fornecedor.

– Em caso de alteração no produto e/ou no serviço o Fornecedor é obrigado a solicitar à CiviTest a consequente aprovação;

– Cumprimentos dos Prazos de Entrega: Caso o material/serviço não possa ser entregue na data planeada, o Fornecedor deve informar a CiviTest imediatamente, para que a CiviTest possa tomar as devidas providências, sob pena de penalização, correspondente ao valor dos prejuízos causados;

– Certificado de Conformidade do Produto (se aplicável): o Fornecedor tem de disponibilizar o respetivo certificado aquando do envio do material;

– Ficha técnica e ficha de dados de segurança do produto (no caso de óleos, produtos de limpeza e químicos): quando solicitado pela CiviTest, o Fornecedor tem de disponibilizar as respetivas fichas;

– Garantir a embalagem e/ou acondicionamento do material/produto adequado ao tipo de transporte, de modo a minimizar a existência de defeitos no material/produto;

– Reclamações e Devolução de Produto/material:

– Os materiais/produtos com defeitos ou que não estejam de acordo com as especificações serão devolvidos, sendo o Fornecedor responsável por substituir de forma imediata o produto entregue, de acordo com as especificações da CiviTest, podendo a CiviTest expor a reclamação num primeiro momento por telefone ou presencialmente e posteriormente por e-mail, onde deverão, no prazo de 2 dias úteis, remeter a análise das causas da reclamação e ação imediata para a sua resolução e, no prazo de 5 dias úteis, a ação corretiva (face à análise de causas), para que não volte a acontecer;

– A recolha, os custos de transporte e outros gastos derivados da devolução do material ficam a cargo do Fornecedor.


5. PREÇOS

No caso de existência de preços anuais acordados entre a CiviTest e o Fornecedor, vigoram os mesmos.


6. CONFIDENCIALIDADE

“Informação confidencial” é considerada toda a informação que seja trocada entre a CiviTest e o Fornecedor, sob qualquer forma, oral ou escrita, no decurso da relação de parceria e que não seja de domínio público.

Ambas as partes devem garantir a confidencialidade da informação trocada e não divulgar a mesma a terceiros. Quando, por necessidade, a informação tenha de ser divulgada a terceiros, entende-se o comprometimento à confidencialidade da informação recebida e pedido de autorização para a sua divulgação.

A informação confidencial fornecida pela CiviTest, manter-se-á sua propriedade.

Em função do tipo de serviço e/ou produto a requisitar, pode surgir a necessidade de se efetuar um Acordo de Confidencialidade.


Em vigor desde 25 de março de 2021.

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